TIPS PARA DOMINAR GOOGLE SHEETS
Ya sea para tu trabajo, negocio o estudios, Google Sheets es una aplicación gratuita qué, al encontrarse en la “nube”, nos permite trabajar en un entorno multidimensional, interactivo y colaborativo.
A través de tips, tutoriales y ejemplos personalizados, en TIPS HOJAS DE CÁLCULO encontrarás todo lo necesario para dominar esta poderosa herramienta y ser más productivo.
¿Qué es Google Sheets?
Google Sheets es una aplicación que permite organizar, editar y analizar diferentes tipos de información en una hoja de cálculo. Se caracteriza por ser gratuita, facilitar la colaboración y estar basada enteramente en la web a través de navegadores y aplicaciones para dispositivos móviles y otros.
Su fácil e intuitivo uso, hace de esta aplicación una poderosa herramienta que permite potenciar nuestra productividad; no solo en el ámbito empresarial con tareas de procesamiento de datos para la correcta organización, planificación y control, sino también, en el ámbito del desarrollo personal.
Al integrarse con el resto de las aplicaciones de la familia Google, funciones especiales únicas y actualización on-line permanente, ha tenido un crecimiento acelerado y hoy en día se constituye en el principal contendiente y alternativa moderna al tradicional Excel.
Beneficios
- Los archivos se guardan y respaldan automáticamente en Google Drive, por lo que se ejecuta on-line en “la nube” y es accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Facilita la gestión colaborativa, ya sea a nivel individual o de trabajo en equipo. Todos pueden trabajar al mismo tiempo, sobre la misma hoja de cálculo.
- Su interfaz es intuitiva y limpia.
- Las actualizaciones con nuevas funcionalidades se ejecutan automáticamente para todos, no es necesario preocuparse por compatibilidades o versiones.
- Tiene funciones especiales únicas que facilitan la interacción con páginas web (IMPORTHTML), conversiones de uso frecuente (CONVERT, TRANSLATE) e incluso actualizaciones dinámicas en tiempo real, como es el caso de la función GOOGLEFINANCE.
- Permite crear o descargar “add-ons”. Incluso, escribir tu propio código.
- Tiene la funcionalidad “Explorar”, la cual responde consultas y da sugerencias para visualizar información, construir gráficos e incluso, crear tablas dinámicas.
- Ofrece plantillas prediseñadas que facilitan el trabajo al momento de elaborar presupuestos, cronogramas, boletines, facturas, entre otros.
Cómo crear una Hoja de Cálculo
Una de las principales características de Google Sheets es que puede ser utilizada en cualquier dispositivo. Ya sea en un navegador web o la aplicación de Google Sheets para Android o iOS.
Al ser gratis, lo único que necesitas para comenzar, es ingresar con una cuenta de Google a sheets.google.com. Esto, como se observa en la siguiente imagen, te llevará a la página principal de Google Sheets donde tendrás tres opciones:
1 Elegir una hoja en blanco
2 Utilizar una plantilla preelaborada
3 Seleccionar algún archivo guardado
Consideraciones importantes
- Lo primero y más importante, es tener una cuenta activa de Google. Esta te permitirá acceder, no solo a Google Sheets, sino también, a todo el entorno de Google Workspace, el cual te proporciona una serie de herramientas que te ayudarán a ser más productivo.
- Todos los tutoriales, plantillas y ejemplos que utilizamos en Tips Hojas de Cálculo son desarrollados con la versión en español de Google Sheets. En otras versiones, inglés por ejemplo, puede haber funciones con otros nombres o, al momento de realizar formulaciones, se tiene que utilizar signos diferentes.
- Las hojas de cálculo y los cambios que se realizan en estas se guardan automáticamente, no existe la opción o botón de “Guardar”. Sin embargo, cuenta con “Historial de versiones”, al cual se puede acceder desde el menú principal: Archivo –> Historial de versiones.
- Se puede trabajar sin conexión a internet. Una vez que se restablezca la conexión, todos los cambios serán actualizados en la carpeta respectiva de Google Drive.
- Excel, por el momento, es el programa más antiguo y utilizado para el procesamiento de hojas de cálculo. Sin embargo, los beneficios y facilidad de uso de Google Sheets, hacen de este el principal contendiente y alternativa. Es así qué, muchas veces nos encontraremos en la situación de tener que convertir archivos entre las dos plataformas. Para ello, puedes hacer clic en el siguiente enlace:
Cómo convertir o abrir un archivo Excel en Google Sheets
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Diagrama de Pareto
El “Diagrama de Pareto” es una herramienta que ayuda a mejorar la productividad, tanto en el ámbito personal, como en el empresarial.
Es un gráfico que combina líneas y barras, organizado en forma descendente.
Organizando la frecuencia y porcentaje de variables que puedan incidir en un determinado problema, uno puede visualizar cuales son las más problemáticas o beneficiosas. En particular, se puede determinar sobre qué variable actuar para lograr una diferencia en la empresa
Se basa en el “Principio de Pareto”, el cual estipula que: El 20% de las causas originan el 80% de los efectos.
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